{"id":83889,"date":"2020-01-22T14:39:19","date_gmt":"2020-01-22T13:39:19","guid":{"rendered":"https:\/\/www.showgroup.it\/?p=83889"},"modified":"2025-05-29T10:52:45","modified_gmt":"2025-05-29T08:52:45","slug":"il-convegno-piccola-guida-per-lorganizzazione-efficace","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.showgroup.it\/blog\/2020\/01\/22\/il-convegno-piccola-guida-per-lorganizzazione-efficace\/","title":{"rendered":"Il convegno: piccola guida per l’organizzazione efficace"},"content":{"rendered":"

Vi \u00e8 stato assegnato il compito di organizzare un convegno e non sapete come fare?
\nNon scoraggiatevi: in questo articolo vi forniremo una guida per progettare tutte le fasi del lavoro<\/b>, da quella preparatoria a quella operativa.<\/p>\n

In effetti, si tratta di un evento complesso<\/b>, che richiede un notevole impegno<\/b>, capacit\u00e0 di pianificazione<\/b> e una buona dose di senso pratico<\/b>.
\nRicordate che, una volta stabiliti gli obiettivi a monte del vostro convegno, \u00e8 fondamentale fissare delle tempistiche da rispettare per evitare di trovarvi con l’acqua alla gola; se le risorse lo permettono, potete creare un team<\/b> cos\u00ec da distribuire i compiti e lavorare contemporaneamente su pi\u00f9 fronti.<\/p>\n

Iniziare l’organizzazione per tempo e tenere a mente alcuni aspetti fondamentali, vi consentir\u00e0 di impostare e orchestrare un evento di successo.\u00a0 \u00a0<\/span><\/p>\n

Ma quali sono gli step da seguire? Vediamoli!<\/p>\n

Cos’\u00e8 un convegno?<\/h2>\n

Per centrare il compito da svolgere, \u00e8 bene avere chiaro cosa ci si appresta ad organizzare.<\/p>\n

\n

Il convegno \u00e8 un incontro per presentare e approfondire un argomento di comune interesse, cui partecipano esperti in materia che portano il loro punto di vista professionale, per favorire lo scambio e l’arricchimento della conoscenza.<\/p>\n<\/blockquote>\n

Gi\u00e0 da questa premessa, quindi, si pu\u00f2 capire che solitamente si tratta di un evento specialistico<\/b>, anche se alcune tematiche possono aprirlo ad una platea pi\u00f9 ampia di curiosi o simpatizzanti.<\/p>\n

Il convegno pu\u00f2 essere:<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>di studio<\/b>: \u00e8 organizzato da studiosi o da ordini professionali di qualsiasi materia e servono per approfondire un argomento, come ad esempio una nuova tecnologia o una nuova legge, con l’intento di condividere esperienze e informazioni;<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>scientifico<\/b>: i protagonisti sono gli scienziati e l’evento spesso consente di presentare e discutere i risultati di ricerche o lavori;<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>aziendale<\/b>: importante leva di comunicazione interna, ma anche verso i fornitori e i partner commerciali, questo tipo di evento permette a un’azienda di affrontare argomenti che riguardano la gestione, l\u2019utilizzo e lo sviluppo delle risorse;<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>culturale<\/b>: <\/b>per approfondire temi di stampo culturale, dalla letteratura alla pittura;<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>di fan<\/b>: incontri dedicati agli appassionati di qualche tema specifico, di solito fumetti o videogiochi;<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>politico<\/b>: <\/b>di solito viene chiamato congresso ed \u00e8 un’assemblea che si riunisce a frequenza stabilita cui partecipano gli iscritti di un partito o i loro delegati.<\/p>\n

La durata di un convegno pu\u00f2 essere varia<\/b>: da una mattinata fino anche a due o tre giorni, a seconda degli obiettivi e di quanti spunti vengono sviluppati dal programma.<\/p>\n

La maggior parte del tempo \u00e8 dedicata agli interventi degli esperti, ma solitamente \u00e8 previsto un momento di confronto<\/b> durante il quale il pubblico pu\u00f2 fare domande.<\/p>\n

Ora che abbiamo visto le diverse tipologie, possiamo entrare nel merito dell’organizzazione vera e propria.<\/p>\n

\n

Progettare un convegno<\/h2>\n

\"Persone<\/p>\n

\n

Come per qualsiasi altra iniziativa, \u00e8 fondamentale stabilire l’obiettivo che ci si prefigge e il target di riferimento, cos\u00ec da sviluppare un piano coerente e non sprecare risorse e sforzi organizzativi.<\/p>\n<\/blockquote>\n

In questa fase, \u00e8 quindi importante analizzare il contesto <\/b>in cui intervenite (culturale, economico, scientifico a seconda del tipo di convegno che volete fare): questo servir\u00e0 anche a non duplicare <\/b>iniziative gi\u00e0 esistenti, per non rischiare il flop, e a trovare spunti inediti<\/b> per affrontare la tematica.<\/p>\n

Una ricognizione iniziale vi permetter\u00e0 quindi di capire il quadro generale di riferimento; in particolare dovete definire:<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>gli obiettivi<\/b> del vostro evento, cercando di non essere troppo generici (ad esempio, volete informare o motivare?);<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>il tema<\/b>, <\/b>\u00e8 il cuore dell’evento da cui dipendono moltissimi degli aspetti organizzativi, quindi va scelto con cura, ricordando che, di solito, chi partecipa ai convegni \u00e8 un professionista che conosce la materia e per questo \u00e8 necessario riuscire anche a stimolarne la curiosit\u00e0;<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>il pubblico di riferimento<\/b>. A chi interessa il vostro convegno? Chi pu\u00f2 uscirne arricchito professionalmente? Rispondendo alla domanda avete trovato il target cui rivolgervi. D’altro canto, se invece sapere gi\u00e0 chi volete che partecipi al convegno, studiate bene il tema per trovare aspetti che lo rendano interessante per la categoria-obiettivo;<\/p>\n

Per stabilire nello specifico questi tre fattori, da cui derivano tutti i passi successivi, \u00e8 importante che raccogliate informazioni di contesto, cos\u00ec da impostare correttamente le vostre strategie operative e quelle di comunicazione.<\/p>\n

Nelle vostre decisioni, ricordate sempre di rimanere coerenti con i valori e la missione<\/b> dell’azienda o del soggetto che organizza l’evento.<\/p>\n

\n

La definizione del budget<\/h2>\n
\n

A monte di ogni evento, c’\u00e8 un fattore indispensabile da valutare: il costo. Dal budget che avete a disposizione dipendono tutte le decisioni operative ed \u00e8 quindi importante avere ben chiari i soldi che possono essere investiti per organizzare il convegno.<\/p>\n<\/blockquote>\n

Prendete in considerazione tutte le voci di spesa<\/b> e calcolate un preventivo di massima<\/b> per stimare se i fondi sono sufficienti, se dovete tagliare alcuni costi, rinunciare a qualcosa, stabilire un biglietto d’ingresso o cercare sponsorizzazioni.<\/p>\n

Nel budget dovete assolutamente tenere conto delle spese per:<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>l’affitto della location;<\/b><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>gli onorari per i relatori<\/b> e, in caso di pi\u00f9 giorni, le spese per la loro ospitalit\u00e0<\/b> (trasporto, vitto e alloggio di solito sono a carico dell’organizzatore);<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>il personale per l’accoglienza<\/b> e la gestione dell’evento;<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>le attrezzature necessarie e le registrazioni audio-video;<\/b><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>il catering;<\/b><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>eventuali costi amministrativi<\/b>;<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>la promozione dell’evento<\/b> (ufficio stampa, spot, depliant e manifesti, pubblicit\u00e0 online, social network).<\/p>\n

Possono esserci altre voci di spesa nel vostro elenco, ma dipendono da cosa state organizzando: se, ad esempio, il vostro \u00e8 un appuntamento internazionale, calcolate anche il costo del servizio di traduzione<\/b>.<\/p>\n

Conviene anche istituire un fondo imprevisti<\/b>, per essere coperti in caso di necessit\u00e0 non preventivate.<\/p>\n

Nel caso decidiate di cercare sponsor<\/b>, ricordatevi che un congresso di questo tipo richiama un pubblico specifico e quindi rivolgetevi a realt\u00e0 del settore che possano essere interessate allo stesso target. Sar\u00e0 pi\u00f9 facile trovare un sostegno, se avete gi\u00e0 una platea di persone iscritte all’evento. In cambio, il vostro sponsor otterr\u00e0 visibilit\u00e0 (attraverso nome e logo sul materiale promozionale e presentazioni in cartella stampa o nei documenti che vengono distribuiti ai partecipanti, ad esempio).<\/p>\n

Se optate per un biglietto d’ingresso<\/b>, prevedete anche alcune scontistiche (magari per chi si prenota entro una certa data o per gli iscritti agli ordini professionali).<\/p>\n

\n

Il convegno: dove e quando<\/h2>\n

\"Computer<\/span><\/p>\n

\n

Scegliete una location strategica, in linea con l’evento e con la sua portata. Sono a<\/span>ssolutamente da evitare sedi troppo grandi (le sedie vuote non sono un bel biglietto da visita) o troppo piccole (per evitare che qualcuno sia costretto a rimanere fuori).<\/p>\n<\/blockquote>\n

A seconda del tipo di incontro e della stima dei partecipanti, potete scegliere ville, castelli, sale pubbliche, universit\u00e0, alberghi o direttamente strutture congressuali appositamente attrezzate.<\/p>\n

Fondamentale poi \u00e8 che sia facilmente raggiungibile<\/b> da chi vuole presenziare (magari con collegamenti diretti tramite trasporto pubblico) e che sia dotata di parcheggi. In caso negativo, dovrete organizzare un servizio di bus navetta<\/b> per portare i partecipanti.<\/p>\n

Se poi il congresso deve durare pi\u00f9 giorni<\/b>, \u00e8 bene scegliere un luogo che sia vicino ad hotel<\/b> e alberghi.<\/p>\n

La decisione ovviamente dipende dal tipo di evento che avete organizzato; il luogo, per\u00f2, deve essere attrezzato<\/b> (ad esempio deve avere la sala plenaria e altre pi\u00f9 piccole se avete previsto gruppi di lavoro), avere giusti spazi<\/b> (anche per l’accoglienza), essere dotato di connessione<\/b> wi-fi e di impianti di videoproiezione, microfoni e amplificatori<\/b>.<\/p>\n

Chiedete diversi preventivi<\/b> e ricordate che \u00e8 importante fare un sopralluogo<\/b> prima dell’evento perch\u00e9 se le dotazioni sono assenti, dovrete noleggiarle direttamente voi.<\/p>\n

Infine, ci sono strutture che si occupano direttamente del servizio catering; se avete optato per una che non lo fa, anche questa \u00e8 un’incombenza che spetta a voi.<\/p>\n

Un altro fattore importante da stabilire \u00e8 la data, che deve favorire l’affluenza. Evitate quindi sovrapposizioni con festivit\u00e0 o altre iniziative.
\nQuando organizzate un convegno di studi o aziendale, \u00e8 consigliabile fissarlo durante la settimana perch\u00e9 rientra nell’ambito lavorativo; per gli incontri culturali o di fan, invece, \u00e8 preferibile il week end.<\/p><\/blockquote>\n

\n

La tabella di marcia<\/h2>\n

Uno degli errori pi\u00f9 gravi che si possono compiere nell’organizzare un evento \u00e8 di sottostimare le tempistiche.
\nLa cosa migliore da fare \u00e8 quindi stilare una tabella di marcia<\/b>, per pianificare e tenere sotto controllo ogni attivit\u00e0.<\/p>\n

A mo’ di agenda, si pu\u00f2 usare il modello di Gantt<\/a>, un diagramma che sull’asse orizzontale rappresenta l’arco temporale totale del progetto (suddiviso in giorni, settimane, mesi) e sull’asse verticale le singole mansioni da eseguire.
\nPer quanto riguarda i tempi necessari per organizzare un convegno, dipendono dal tipo di incontro che avete pianificato: se, ad esempio, si tratta di un appuntamento internazionale con relatori di grande rilievo, \u00e8 necessario muoversi con grande anticipo, anche un anno.<\/p>\n

\n

I relatori<\/h2>\n

\"Relatrice<\/p>\n

\n

La scelta degli ospiti che interverranno all’incontro \u00e8 una delle fasi pi\u00f9 delicate dell’organizzazione eventi: la presenza di relatori adeguati \u00e8 infatti fondamentale per la riuscita.
\nOvviamente, bisogna invitare personalit\u00e0 che abbiano esperienza, competenza e conoscenza del tema<\/b> scelto. Nella selezione, considerate un ventaglio di persone che possano affrontare il tema da diversi punti di vista.<\/p>\n<\/blockquote>\n

Se il budget lo permette, optate almeno per uno o due nomi di spicco<\/b>, che potranno attirare il pubblico e facilitare anche la promozione dell’evento.
\nIn questo caso, ricordate di contattare per tempo<\/b> i relatori: avrete maggiori probabilit\u00e0 che siano liberi per la data del vostro convegno.<\/p>\n

Potete procedere con un primo contatto per spiegare chi organizza, qual \u00e8 l’argomento e il ruolo che proponete al relatore e, una volta appurata una disponibilit\u00e0 di massima, inviare materiali pi\u00f9 specifici (dal programma, agli altri ospiti, dalle informazioni logistiche, alle apparecchiature disponibili fino alla durata degli interventi).
\nIn caso di relatori internazionali<\/b>, ricordate di prevedere anche un servizio di traduzione.<\/b><\/p>\n

Infine, non dimenticate di fare un recall<\/b> \u201cdi sicurezza\u201d, alcuni mesi e un paio di settimane prima<\/b> della data; nell’occasione potrete anche chiedere i testi degli interventi, in caso abbiate deciso di distribuirli ai partecipanti o alla stampa, ed eventuali slide (per predisporne la proiezione).<\/p>\n

Potete anche chiamare un moderatore:<\/b> si tratta di un altro fattore importante da scegliere con cura perch\u00e9 deve essere preparato<\/b>, saper gestire il dibattito<\/b> e far rispettare i tempi<\/b> degli interventi (di solito 15 o 20 minuti, massimo mezz’ora).
\nRicordate che eventuale ospitalit\u00e0 per relatori e moderatore sono a carico dell’organizzazione (e alcuni potrebbero chiedere un \u201cgettone di presenza\u201d).<\/p>\n

\n

Gli inviti<\/h2>\n
\n

La prima cosa da tenere a mente \u00e8 il pubblico di riferimento: \u00e8 quindi opportuno preparare una mailing list di professionisti interessati all’argomento.<\/p>\n<\/blockquote>\n

Se vi rivolgete a una categoria, potete coinvolgere lo specifico ordine professionale che potr\u00e0 inoltrare l’invito ai suoi iscritti.<\/p>\n

A seconda del tipo di incontro che intendete organizzare, valutate anche l’idea di inviti istituzionali<\/b> (ad esempio il sindaco o il rettore dell’Universit\u00e0).<\/p>\n

Ricordate di spedire gli inviti con largo anticipo<\/b>: avrete maggiori possibilit\u00e0 che le persone si riescano a organizzare per partecipare.<\/p>\n

L’invito deve essere chiaro e contenere tutti i riferimenti pi\u00f9 importanti: data e luogo, tema, programma e relatori<\/b>. Indicate anche i contatti<\/b> (telefonici, mail o di un sito internet) per chi vuole ottenere maggiori informazioni.
\n\u00c8 consigliabile, infatti, creare una pagina dedicata al convegno su una piattaforma di eventi online o sul vostro sito (e sui social), che permetta anche le iscrizioni cos\u00ec da avere una base di partecipanti gi\u00e0 registrati.<\/p>\n

\n

La promozione<\/h2>\n

\"costruzione<\/p>\n

\n

Anche in questo caso, per predisporre un piano di comunicazione \u00e8 fondamentale tenere a mente il target di riferimento e intervenire quindi sui canali (e con il linguaggio) che usa.<\/p>\n<\/blockquote>\n

Gli strumenti<\/b> sono diversi e vanno calibrati in base al tema, al pubblico e al tipo di convegno<\/b>:<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>l’ufficio stampa<\/b>: inviare comunicati ai media (stampa, tv, radio e online) con tutte le informazioni pi\u00f9 importanti riguardo all’evento. Per attirare la loro attenzione, potete puntare su alcuni aspetti specifici: il nome di un relatore famoso, la presentazione di un progetto curioso o innovativo, una storia interessante o l’attualit\u00e0 del tema. Non trascurate i media specialistici e i blog di settore.<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>la pubblicit\u00e0<\/b>: il media adatto va scelto in base al vostro target. Se decidete di acquistare spazi promozionali (su riviste, giornali, radio, televisioni o testate online), dovete contattare la concessionaria e accordarvi con loro (ricordate che dovrete fornire lo spot o la grafica);<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>il materiale promozionale<\/b>: depliant, locandine, manifesti, pieghevoli. Ricordatevi che in alcuni casi \u00e8 necessario pagare l’imposta sulle affissioni;<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong>le campagne social<\/b>: non serve nemmeno ricordare quanto siano importanti al giorno d’oggi i social network. Create pagine dedicate al vostro evento, pubblicate contenuti interessanti e caratterizzatevi con degli hastag. Prima di creare campagne a pagamento mirate, per\u00f2, ricordate di scegliere i canali adatti per raggiungere il vostro pubblico!<\/p>\n

\n

La logistica<\/h2>\n

A questo punto, dovreste gi\u00e0 sapere di cosa non \u00e8 (eventualmente) dotata la struttura ospitante che avete scelto.<\/p>\n

\u00c8 necessario quindi organizzarsi per reperire e trasportare le strumentazioni<\/b> indispensabili: impianti di amplificazione e microfoni, strumenti per la registrazione audio e video, proiettori, computer e schermi.
\nDall’altro lato, il vostro compito \u00e8 facilitare l’arrivo dei partecipanti<\/b>: se la vostra location non \u00e8 semplice da raggiungere con i mezzi pubblici, \u00e8 meglio che organizziate un servizio di trasporto (di cui ovviamente avrete informato il pubblico).
\nSe il convegno dura pi\u00f9 giorni, i partecipanti avranno bisogno di un alloggio<\/b> e apprezzeranno sicuramente se ve ne occuperete voi (direttamente o tramite agenzia). Individuate<\/b> quindi delle strutture ricettive<\/b> di buona qualit\u00e0 vicine alla sede del convegno ed effettuate le eventuali prenotazioni per chi lo richiede.<\/p>\n

Un discorso a parte va fatto per i relatori<\/b>: in questo caso, trasporto, vitto e alloggio sono a carico dell’organizzazione. Se si tratta di autorit\u00e0 di particolare rilievo istituzionale, informatevi e seguite rispettosamente lo specifico cerimoniale<\/a>.<\/p>\n

Infine, il catering<\/b>: a seconda della durata dell’incontro, vanno inclusi pause caff\u00e8 (comprensiva di stuzzichini) e un pranzo, magari a buffet. Se il centro congressi che avete scelto \u00e8 in un albergo \u00e8 probabile che pensino loro a questo servizio, altrimenti dovrete rivolgervi ad una ditta esterna.<\/p>\n

\n

Programma e pause<\/h2>\n

Si avvicina il grande giorno e il programma dell’evento deve essere ormai pronto.<\/p>\n

\n

\u00c8 bene, in questo senso, tenere a mente alcune cose: innanzitutto, che le persone sono pi\u00f9 attente e concentrate al mattino; in secondo luogo, che l’attenzione stessa non \u00e8 infinita: stabilite per i relatori interventi che durino 20 minuti, al massimo mezz’ora.<\/p>\n<\/blockquote>\n

L’uso di immagini e il coinvolgimento facilitano<\/b> invece l’apprendimento<\/b> quindi sarebbe meglio che i relatori utilizzassero ad esempio delle slide.
\nAlternate interventi che presentino diversi punti di vista e differenti stili espositivi, per stimolare i partecipanti ed evitare che si annoino.
\nA inizio incontro, qualcuno deve introdurre il convegno (bastano pochi minuti); seguono poi eventuali saluti istituzionali per poi partire con i lavori.
\nA met\u00e0 mattina, fissate una pausa caff\u00e8 <\/b>di un quarto d’ora (pi\u00f9 lunga se i partecipanti sono tanti) e prevedete una pausa pranzo<\/b> di almeno un’ora e mezza.<\/p>\n

\n

L’allestimento<\/h2>\n

\"Sala<\/p>\n

\n

Il tavolo dei relatori \u00e8 il punto focale del convegno: deve quindi essere visibile da tutta la sala. Un consiglio \u00e8 di usare un palco o una pedana rialzata, quando necessario.<\/p>\n<\/blockquote>\n

Sul tavolo devono essere disposti i \u201ccavalieri\u201d con i nomi dei relatori, bicchieri e bottiglie d’acqua. Per renderlo pi\u00f9 gradevole, potete ricoprirlo e usare qualche decorazione floreale (discreta).<\/p>\n

Il pubblico, invece, deve essere in grado di vedere<\/b> (ospiti, video, slide e immagini), e di sentire<\/b> gli interventi in tutta la sala.
\nAssicuratevi che ci siano sedie sufficienti e, se possibile, dividete la sala in due ali con una corsia centrale, cos\u00ec da facilitare eventuali spostamenti.<\/p>\n

Ricordate di riservare i posti per le autorit\u00e0 e gli ospiti pi\u00f9 importanti<\/b>, che vanno fatti accomodare nella prima fila (valutate che il \u201cpalco\u201d sia visibile anche da l\u00ec).
\nNella sala congressi, collocate anche i vostri manifesti.<\/p>\n

Infine, assicuratevi che ci siano cartelli con tutte le indicazioni per raggiungere le diverse sale<\/b> (il punto iscrizioni, le eventuali sale di lavoro, il buffet, la toilette…).<\/p>\n

\n

Il controllo finale<\/h2>\n

Prima del fatidico giorno, \u00e8 bene ricontrollare passo a passo per verificare<\/b> che tutte le attivit\u00e0 pianificate siano state portate a termine nelle tempistiche previste cos\u00ec da evitare spiacevoli sorprese. <\/b><\/p>\n

Ricontattate i fornitori <\/b>per assicurarvi che tutto sia a posto (e correggere eventuali quantitativi ordinati, per esempio al catering).
\nQualche giorno prima del convegno, fate un altro sopralluogo nella location<\/b> per assicurarvi che tutte le dotazioni tecniche funzionino perfettamente.<\/p>\n

\n

Il convegno: l’accoglienza<\/h2>\n

\"Ragazza<\/p>\n

\u00c8 arrivato il grande giorno: tutto deve essere pronto!<\/p>\n

Ovviamente, voi sarete l\u00ec ben prima dell’arrivo dei partecipanti: oggi, uno dei compiti fondamentali sar\u00e0 gestire la loro accoglienza<\/b>.
\n\u00c8 imprescindibile allestire un desk apposito<\/b> (possibilmente fuori dalla sala congressi) e fornirlo sia di un numero sufficiente di persone<\/b> che se ne occupino sia di tutte le strumentazioni necessarie<\/b>.
\nL’obiettivo \u00e8 evitare che si formino code, quindi la cosa migliore \u00e8 pianificare nei dettagli l’attivit\u00e0 di segreteria organizzativa e individuare un responsabile.<\/p>\n

Per quanto riguarda le dotazioni, non possono mancare:<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/b><\/strong>computer, stampante e fotocopiatrice<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/b><\/strong>telefoni<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/b><\/strong>materiale di cancelleria<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/b><\/strong>tutto il materiale che deve essere distribuito al pubblico (dal programma agli interventi dei relatori dai badge ai gadget)<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/b><\/strong>i moduli di iscrizione e raccolta dati (attenzione alla privacy!)<\/p>\n

\u2605 <\/span><\/b><\/strong>eventuali attestati di partecipazione (se servono ad esempio per i crediti professionali)<\/p>\n

Per evitare file<\/b>, oltre a prevedere un sufficiente numero di addetti, potete spingere sulle pre-iscrizioni online ed eventualmente suddividere le file dei partecipanti tra pre-iscritti, iscrizioni al momento, stampa ecc.
\nSe l’ingresso \u00e8 a pagamento, \u00e8 necessario che siano registrate anche le quote.
\nIl personale al desk deve poi raccogliere le adesioni a eventuali iniziative particolari che avete organizzato ed essere in grado di fornire informazioni al pubblico.<\/p>\n

\n

Il post convegno<\/h2>\n

Una volta terminato l’incontro, ricordate di distribuire gli attestati di partecipazione (se li avete previsti); se volete un feedback, potete anche fornire delle schede di valutazione, per capire punti di forza e punti di debolezza del vostro evento.<\/p>\n

Raccogliete testimonianze, foto e materiale audio-video <\/b>realizzato durante l’evento, e fate la rassegna stampa: si tratta di documentazione che vi potr\u00e0 essere utilissima sia per gli sponsor, sia per organizzare la prossima edizione.<\/p>\n

Ricordatevi anche di inviare le mail di ringraziamento.<\/p>\n

Infine, se lo avete previsto, potete pubblicare gli atti del convegno<\/b>, raccogliendo tutti gli interventi.<\/p>\n

Per concludere, dovete poi verificare le spese complessive sostenute e se avete centrato gli obiettivi che vi eravate prefissati: potrete cos\u00ec correggere la pianificazione del prossimo convegno.<\/p>\n

\n

Ora vi sentite pronti? L’organizzazione di eventi \u00e8 sempre un’attivit\u00e0 faticosa e impegnativa e, alle volte, nonostante una pianificazione dettagliata, pu\u00f2 capitare l’imprevisto. Niente paura: un po’ di pragmatismo e di sangue freddo vi faranno superare tutte le difficolt\u00e0!<\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Un convegno \u00e8 un’occasione molto importante e organizzarlo \u00e8 una sfida impegnativa. 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