{"id":84362,"date":"2020-05-20T09:14:03","date_gmt":"2020-05-20T07:14:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.showgroup.it\/?p=84362"},"modified":"2025-08-17T17:24:27","modified_gmt":"2025-08-17T15:24:27","slug":"eventi-digitali-le-convention-nellera-post-coronavirus","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.showgroup.it\/blog\/2020\/05\/20\/eventi-digitali-le-convention-nellera-post-coronavirus\/","title":{"rendered":"Eventi digitali: le convention nell’era post coronavirus"},"content":{"rendered":"

Congressi e convention si trasformano in eventi digitali. <\/span>L’inaspettata emergenza sanitaria, infatti, ci pone davanti nuove sfide<\/b>. Anche nel prossimo futuro, \u00e8 improbabile che molte persone possano incontrarsi assieme dal vivo. <\/span>Come organizzare allora i grandi eventi professionali, momenti importanti nella vita dell’azienda, se non \u00e8 possibile riunirsi fisicamente?<\/span><\/p>\n

Sappiamo bene quanto fiere, convention e congressi<\/b> siano fondamentali per un’azienda<\/b>. Il problema \u00e8 che riuniscono molte persone in un unico posto, cosa che, almeno per un certo periodo, non sar\u00e0 fattibile. <\/span>\u00c8 quindi necessario rinunciarvi? Assolutamente no. <\/span>In questo senso, la tecnologia ci viene in aiuto. I giorni che abbiamo trascorso in casa ci hanno mostrato quanto il digitale<\/b> sia stato fondamentale<\/b> per supplire, almeno in parte, ai contatti sociali e professionali.<\/span><\/p>\n

La situazione, infatti, ha spinto verso una migrazione digitale anche su questo fronte: sempre di pi\u00f9, quindi, le aziende scelgono di organizzare eventi virtuali<\/b>. <\/span>Un esempio? Cosmoprof: la grande fiera dell’industria cosmetica ha rimandato l’edizione al 2021, ideando per\u00f2 al contempo un digital event<\/span><\/a> per giugno 2020. <\/span><\/p>\n

Ma come si creano convention o congressi virtuali? Sostituire appuntamenti dal vivo con altri digitali pu\u00f2 sembrare complesso, ma ha anche diversi aspetti positivi. <\/span>Ecco una breve guida per organizzare web events di successo.<\/span><\/p>\n

Le potenzialit\u00e0 del digitale<\/span><\/h2>\n

Il web ci ha consentito di mantenere i rapporti familiari<\/b> e personali (con il boom degli aperitivi virtuali<\/b>, di cui abbiamo parlato qui<\/span><\/a>), ma anche quelli professionali<\/b>. <\/span>Moltissime persone hanno iniziato a operare in smart working <\/b>e le web conference<\/b> con capi e colleghi sono diventate appuntamenti giornalieri. <\/span>La situazione, insomma, ha costretto tutti a prendere dimestichezza con gli strumenti digitali<\/b>, comprese molte aziende.<\/span><\/p>\n

E si tratta di competenze da potenziare: con la sospensione degli eventi dal vivo, infatti, \u00e8 necessario imparare a sfruttare al massimo le potenzialit\u00e0 della dimensione digitale<\/b>. Potenzialit\u00e0 che si stanno rivelando utili anche nell’organizzazione di eventi ben pi\u00f9 complessi di un web meeting tra colleghi d’ufficio.<\/span><\/p>\n

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Gli eventi digitali<\/span><\/h2>\n

\"\"<\/span><\/p>\n

Come abbiamo accennato, gli eventi sono diventati un’importante leva di marketing per le aziende: si tratta di uno strumento emozionale ed esperienziale, caratterizzato di solito dal contatto diretto tra i partecipanti. <\/span>Il cuore di ogni evento sono l’obiettivo, il tema e il target: tre fattori che devono essere coerenti tra loro e in base ai quali si decide tutta la pianificazione, fino al minimo dettaglio. Ne abbiamo parlato anche qui<\/span><\/a>.<\/span><\/p>\n

Che si tratti di meeting<\/b> interni, di incontri di formazione, di congressi<\/b> dedicati ad uno specifico tema o di convention<\/b>, il fine \u00e8 quello di generare un orientamento positivo<\/b> dei partecipanti, che sia in termini di immagine<\/b> dell’azienda (verso i clienti, fornitori e stakeholders), di brand awarness<\/b> (di marchio o prodotto) o team bulding<\/b>. <\/span>Ecco perch\u00e9 gli eventi sono diventati una voce consistente nel budget delle aziende ed ecco perch\u00e9 non si pu\u00f2 rinunciare ad essi, nonostante il momento imponga delle limitazioni. Anzi, queste restrizioni possono diventare una scommessa<\/b> anche per il futuro.<\/span><\/p>\n

Pensare di trasformare un evento fisico in uno virtuale pu\u00f2 sembrare di primo acchito uno stravolgimento, eppure, a pensarci bene, si tratta di un percorso gi\u00e0 in parte iniziato<\/b>. Ogni volta che seguiamo una diretta social<\/b>, in fin dei conti stiamo partecipando ad un evento digitale, con migliaia di altre persone. Da una prospettiva pi\u00f9 aziendale, Apple, ad esempio, l’anno scorso ha lanciato i suoi nuovi prodotti<\/b> con una diretta su Youtube<\/b>. D’altro canto, \u00e8 vero che anche come fruitori, siamo sempre pi\u00f9 abituati a cercare non solo prodotti, ma anche informazioni e servizi online.<\/span><\/p>\n

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Dal fisico al virtuale<\/span><\/h2>\n

Ovviamente, pi\u00f9 ci\u00f2 che stiamo organizzando \u00e8 ricco di contenuti e forme di fruizione diverse<\/b>, pi\u00f9 \u00e8 complesso adattarlo al web. <\/span>Pensiamo ad una conferenza stampa: riadattarla per il web, non \u00e8 troppo difficile, come abbiamo visto in questi mesi. Si possono creare press room grazie a piattaforme come Zoom<\/span><\/a>, che consente fino a 100 partecipanti e funzionano su \u201cinvito\u201d, inviando un link. <\/span>Lo stesso discorso pu\u00f2 valere con un web meeting<\/b> o (ad esempio una riunione tra colleghi in cui si parla e ci si confronta) o una web conference<\/b> (come un corso di formazione, con la possibilit\u00e0 di intervenire anche tramite live chat o live forum). Anche le convention aziendali <\/b>possono diventare una diretta social. Le comunicazioni interne, invece, possono sfruttare Workplace<\/span><\/a>, il tool di Facebook per organizzare gruppi di lavoro.<\/span><\/p>\n

Se pensiamo per\u00f2 a eventi pi\u00f9 articolati<\/b>, magari che durano pi\u00f9 giorni<\/b>, l’organizzazione richiede maggiori sforzi. Occorre quindi una piattaforma in grado di ospitare contemporaneamente pi\u00f9 appuntamenti, ad esempio:<\/span><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong><\/span>workshop<\/b>, incontri di approfondimento tramite live webinar che permettano l’interattivit\u00e0<\/span><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong><\/span>sessioni plenarie<\/b> e parallele<\/b>, le prime riguardano i macro-dati oggetto del congresso o della convention mentre le seconde si focalizzano su temi pi\u00f9 specifici.<\/span><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong><\/span>meeting one-to-one, <\/b>incontri frontali tra due persone, come suggerisce il nome.<\/span><\/p>\n

Come abbiamo visto, in questo periodo persino le fiere<\/b> diventano digitali. In questo caso, la piattaforma deve mettere a disposizione anche spazi espositivi virtuali<\/b>, per scoprire prodotti e conoscere gli espositori.<\/span><\/p>\n

Di fatto, lo stato di emergenza sanitaria causato da Covid-19 ha dato un grande impulso<\/b> allo sviluppo di strumenti per gli eventi digitali. Sono state create piattaforme ad hoc mentre agenzie di comunicazione e organizzazione eventi hanno spinto sulla specializzazione. Esistono quindi format per diversi tipi di evento web: dalla fiera, alla presentazione di prodotto, dalla formazione al meeting aziendale.<\/span><\/del><\/p>\n

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I vantaggi degli eventi digitali<\/h2>\n

\"\"<\/span><\/p>\n

Scegliere di organizzare un evento virtuale significa giocoforza rinunciare al contatto fisico cui si \u00e8 abituati. Tuttavia, perch\u00e9 rinunciare<\/b> ad un appuntamento importante se il web pu\u00f2 essere una valida alternativa? <\/span>Bisogna considerare, infatti, che usare la modalit\u00e0 online ha diversi vantaggi:<\/span><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong><\/span>organizzativi: <\/b>la modalit\u00e0 online permette di \u201csalvare\u201d l’evento che altrimenti andrebbe posticipato con importanti sforzi di planning. Inoltre, in una conferenza web, ospiti e utenti possono seguire tutto da casa (o dall’ufficio), snellendo gli sforzi organizzativi su voci come logistica, allestimenti e ospitalit\u00e0, catering (solo per citarne alcuni). Online, tra l’altro, non c’\u00e8 alcune problema di file e di sicurezza. <\/span><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong><\/span>di costi<\/b>: le stesse voci, incideranno decisamente meno sul budget dell’evento. Questo non significa che un evento web sia a costo zero. Uno dei fattori cui bisogna prestare maggiore attenzione \u00e8 ad esempio la scelta della piattaforma. Deve essere assolutamente di qualit\u00e0: affidabile e professionale. Allo stesso tempo, gli sforzi di promozione potrebbero aumentare, per comunicare la trasformazione in appuntamento online.<\/span><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong><\/span>di pubblico: <\/b>internet permette di superare distanze geografiche e limiti di capienza degli spazi fisici, aumentando il pubblico raggiunto. A ci\u00f2 si aggiunge che per l’utente pu\u00f2 essere pi\u00f9 facile partecipare all’evento, potendolo fare \u201ccomodamente\u201d da casa sua. Lo stesso discorso, ovviamente, vale anche per i relatori invitati. <\/span><\/p>\n

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Breve guida all’organizzazione di eventi<\/span><\/h2>\n

Abbiamo gi\u00e0 trattato il tema in alcuni articoli precedenti, qui forniamo un breve riassunto generale, cos\u00ec da poter affrontare poi le differenze organizzative rispetto agli eventi digitali. <\/span>Esistono molti tipi di eventi diversi e molti format <\/b>che possono essere personalizzati a seconda dell’obiettivo e del target. <\/span>E proprio obiettivi e pubblico di riferimento, accanto al tema, sono i fattori fondamentali<\/b> da cui si parte per pianificare una manifestazione. Per definirli, occorre prima condurre un’analisi del contesto in cui ci si muove, anche per dare un taglio inedito al proprio evento.<\/span><\/p>\n

A monte, vanno definiti anche il budget (che ovviamente influenza, a caduta, molte delle scelte successive) e stabilito un cronoprogramma. <\/span>Una volta concluso lo sviluppo del concept<\/b>, \u00e8 ora di affrontare le fasi organizzative<\/b> vere e proprie. Si devono cio\u00e8 decidere data, relatori, invitati e programma, location e servizi aggiuntivi, nonch\u00e9 seguire tutta la parte logistica (dai trasporti all’ospitalit\u00e0, alla dotazione tecnologica necessaria).<\/span><\/p>\n

Nel frattempo, \u00e8 necessario predisporre il piano di promozione, scegliendo canali e contenuti.
\nOgni fase del processo deve essere coerente con i fattori stabiliti a monte della pianificazione e all’immagine che i promotori vogliono veicolari attraverso l’evento.<\/span><\/p>\n

\"\"<\/span><\/h2>\n

Come si organizzano eventi digitali?<\/span><\/h2>\n

La migrazione digitale comporta ovviamente alcune modifiche all’organizzazione di eventi, ma rimangono alcuni punti fermi. <\/span>Abbiamo gi\u00e0 accennato al fatto che il cuore<\/b> di ogni appuntamento \u00e8 formato da obiettivo, target e tema<\/b>: questo vale per qualsiasi spazio, virtuale o fisico, che ospiti la manifestazione. Anche per il web, quindi, \u00e8 la fase cruciale<\/b> della progettazione, fondamentale per evitare sprechi di tempo e risorse. <\/span><\/p>\n

Allo stesso tempo, \u00e8 necessario stabilire budget e<\/b> timing<\/b>, che chiaramente vengono modificati dalla modalit\u00e0 con cui si svolger\u00e0 l’evento. Basti pensare a come possono variare le voci di spesa tra le due modalit\u00e0 di svolgimento. <\/span>Nella fase organizzativa e di sviluppo, bisogna poi fissare la data<\/b>, gli invitati<\/b> e il programma<\/b>.<\/span><\/p>\n

Per la prima, vale sempre la considerazione che \u00e8 meglio evitare sovrapposizioni con eventi simili. Per quanto riguarda i relatori<\/b>, scegliere l’online pu\u00f2 semplificare la partecipazione: \u00e8 pi\u00f9 facile, infatti, che una persona sia disponibile se l’adesione non comporta spostamenti. Allo stesso tempo, gli inviti<\/b> saranno in formato digitale. <\/span>Il programma<\/b> \u00e8 un altro punto cruciale dell’organizzazione: deve sviluppare in maniera originale<\/b> il tema e riuscire ad attirare l’attenzione dei partecipanti. Se, infatti, la partecipazione \u00e8 pi\u00f9 facile<\/b> in modalit\u00e0 virtuale, lo \u00e8 anche \u201cl’abbandono\u201d<\/b> dell’evento percepito come interessante. \u00c8 importante riuscire a coinvolgere il pubblico: facilitate quindi anche l’interazione diretta tramite live forum<\/b>.<\/span><\/p>\n

I tool per questo tipo di eventi consentono ovviamente l’uso di slide, video e contenuti multimediali<\/b>, che anzi, possono conquistare uno spazio maggiore, con stanze dedicate, <\/b>accessibili in ogni momento. <\/b>Materiali e cartella stampa possono tranquillamente essere distribuiti come file.<\/span><\/p>\n

Ricordate inoltre, che un appuntamento online pu\u00f2 richiedere un grande sforzo di promozione, soprattutto se, di solito, \u00e8 \u201cdal vero\u201d e dovete quindi comunicare un grosso cambiamento come questo. <\/span><\/p>\n

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Le piattaforme per gli eventi digitali<\/span><\/h2>\n

\"\"<\/span><\/p>\n

Da anni esistono tool che permettono di condividere contenuti con pi\u00f9 utenti in real time, dando la possibilit\u00e0 di interagire. Le conferenze su Skype si possono fare da quasi due decenni. La piattaforma Zoom, una delle pi\u00f9 usate in questo periodo, \u00e8 stata rilasciata nel 2011: \u00e8 in grado di supportare fino a 100 relatori e 10mila partecipanti. <\/span>Nel frattempo \u00e8 anche arrivata la possibilit\u00e0 di fare dirette social<\/b>, da Facebook a YouTube, senza dimenticare Instagram.<\/span><\/p>\n

Per i seminari online esiste GoToWebinar<\/b><\/span>, fino a 100 partecipanti, che permette la funzione alza la mano, la condivisione di domande e risposte e la possibilit\u00e0 di fare sondaggi. Consente anche di controllare per quanto tempo un utente \u00e8 rimasto connesso, misurandone quindi l’interesse.<\/span><\/p>\n

La necessit\u00e0 di distanziamento sociale, per\u00f2, ha spinto molte aziende ad interessarsi maggiormente<\/b> a questi strumenti e a sfruttarne le potenzialit\u00e0<\/b>. Allo stesso tempo, \u00e8 stata di grande impulso per lo sviluppo di nuove piattaforme integrate <\/b>per gli eventi digitali. <\/span><\/p>\n

Una delle nuove nate \u00e8 Liveforum.spac<\/b>e<\/span><\/a>, uno spazio digitale creato per virtualizzare gli eventi, anche i pi\u00f9 complessi come le fiere, mettendo a disposizione stand virtuali. <\/span>Non a caso, ha \u201cdebuttato\u201d il 6 e 7 maggio 2020, ospitando Netcomm Forum, importante evento italiano su e-commerce, digital retail e business innovation. <\/span>Tra l’altro, \u00e8 stato gi\u00e0 annunciato che la piattaforma verr\u00e0 implementata, comprendendo, tra gli altri, anche i business lunch virtuali, simulando cos\u00ec persino i pranzi di lavoro.<\/span><\/p>\n

Come si pu\u00f2 vedere, quindi, le possibilit\u00e0 non mancano: la scelta del tool<\/b> da utilizzare fa fatta considerano anche il tipo di appuntamento<\/b> che la vostra azienda vuole organizzare. <\/span>Ricordate che, per sul web, la piattaforma rappresenta la location dell’evento: le stesse cura e attenzione con cui si scelgono una location fisica e il suo allestimento vanno riservate per la decisione su quale strumento usare per ospitarne la versione virtuale.\u00a0<\/span><\/p>\n

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Strutturare gli eventi digitali<\/span><\/h2>\n

\"\"<\/span><\/p>\n

Convegni e convention, cos\u00ec come i meeting aziendali, sono appuntamenti complessi. Prevedono momenti collettivi e altri di confronto pi\u00f9 specifico e ristretto. Ci sono tavole rotonde e diversi relatori che intervengono su un tema.<\/span><\/p>\n

\u00c8 chiaro che un evento di questa portata, se in modalit\u00e0 web, deve fare affidamento su tool che mettano a disposizione contemporaneamente diverse \u201cstanze\u201d. Da una landing page<\/b> per la registrazione<\/b>, in cui \u00e8 bene pubblicare tutte le informazioni utili e il programma<\/b>, ogni utente potr\u00e0 quindi decidere di accedere <\/b>a ci\u00f2 che gli interessa. <\/span>Non \u00e8 necessario, tra l’altro, che tutto sia in diretta streaming. <\/b>Per alcuni contenuti, si pu\u00f2 valutare l’opzione on demand<\/b>, come ad esempio per video e materiali di presentazione e promozione. Organizzatevi in modo che vi si possa accedere su richiesta in qualsiasi momento. <\/b><\/span><\/p>\n

Per il resto, abbiamo visto che le piattaforme integrate permettono di creare sotto-stanze diverse in un unico spazio, che consentono di partecipare a:<\/span><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong><\/span><\/b>seminari di approfondimento tramite webinar<\/span><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong><\/span><\/b>riunioni collettive (come i momenti iniziali e finali dei congressi)<\/span><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong><\/span><\/b>incontri one-to-one in meeting room dove ricevere consulenze personalizzate o stabilire contatti diretti<\/span><\/p>\n

\u2605 <\/span><\/strong><\/span><\/b>tavole rotonde online<\/span><\/p>\n

In ognuna di queste occasioni, la partecipazione e l’interazione diretta<\/b> saranno possibili (anche in base al numero di utenti) via live chat<\/b> oppure attraverso \u201calzate di mano digitali<\/b>\u201d. Basta una videocamera e un microfono, infatti, per poter intervenire da casa propria. <\/span>A proposito…e il coffee break<\/b>? Niente paura, anche quello pu\u00f2 essere vissuto in una versione digitale, \u201csimulando\u201d una pausa condivisa online. <\/span><\/p>\n

Se il tipo l’incontro lo prevede, ricordate \u2013 alla fine -, di inviare gli attestati digitali di partecipazione. Rimane poi l’attivit\u00e0 di raccolta feedback<\/b>: anche un evento digitale va valutato, per capirne i punti di forza e quelli che invece vanno migliorati alla prossima occasione. <\/span><\/p>\n

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Possibili scenari futuri<\/span><\/h2>\n

Tenete a mente che esistono agenzie di professionisti specializzati<\/b> in eventi virtuali, che possono eventualmente fornirvi consulenza oppure organizzare direttamente il vostro appuntamento. Tra l’altro, si tratta di una specializzazione che va crescendo, data l’attuale situazione. <\/span><\/p>\n

Le aziende, infatti, dovranno fare i conti con le limitazioni che dureranno ancora qualche mese. Forse, anche successivamente, si dovranno pensare eventi in forma ibrida, con appuntamenti in presenza e altri in modalit\u00e0 virtuale<\/span>.\u00a0 <\/span>\u00c8 difficile prevedere come e quando si potr\u00e0 tornare alla normalit\u00e0 del pre-coronavirus. Anche se probabilmente preferiremo sempre, ove possibile, i contatti diretti, questo \u00e8 un momento da sfruttare per diventare pi\u00f9 efficienti nel business digitale. <\/span>Come abbiamo visto, la tecnologia mette a disposizione numerosi strumenti che permettono alle aziende nuovi modi, e spazi, d’incontro. Il distanziamento sociale, alla fine, rappresenta una sfida che non deve spaventare: pu\u00f2, anzi, diventare un’occasione per dare un taglio innovativo alle proprie iniziative. <\/span><\/p>\n

Reinventare e trovare nuove soluzioni virtuali che possano sostituire quelle in presenza, infatti, non solo ci aiuter\u00e0 in questo momento anche a limitare le perdite, ma rappresenter\u00e0 una competenza in pi\u00f9 da utilizzare anche in futuro. <\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Il distanziamento sociale pone nuove sfide alle aziende: congressi e convention devono essere annullati? No, migrano online. In questo articolo, proponiamo una breve guida per sfruttare le potenzialit\u00e0 del digitale.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":84388,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[661],"tags":[],"yoast_head":"\nEventi digitali: le convention nell'era post coronavirus • Showgroup - Ready to be WOW!<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.showgroup.it\/blog\/2020\/05\/20\/eventi-digitali-le-convention-nellera-post-coronavirus\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"it_IT\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Distanziamento sociale? 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