Come diventare wedding planner: guida pratica alla professione

L’organizzazione di matrimoni è uno dei lavori più difficili nel settore degli eventi, ma anche uno dei più gratificanti. Non c’è niente di meglio che vedere mesi e mesi di duro lavoro concretizzarsi nel giorno più bello della vita degli sposi!

I wedding planner supervisionano quasi ogni aspetto dell’organizzazione e della timeline del matrimonio per dare vita alle idee della coppia e superare le loro aspettative. Questo ruolo pone, dunque, molte sfide, ma ha un fascino unico e ineguagliabile, che porta sempre più giovani ad avvicinarsi a questa professione.

Vuoi imparare a diventare un wedding planner? Continua a leggere! In questo post, esamineremo i passaggi fondamentali per iniziare, ma anche per affermarti in questo settore.

Diventare wedding planner: dalle opportunità di apprendimento all’esperienza pratica

Corsi di formazione per wedding planner

Non hai bisogno di una laurea o di una certificazione speciale per diventare un wedding planner. Ma se vuoi entrare nel settore e hai poca o nessuna esperienza, imparare le basi e i segreti del mestiere può essere estremamente utile. 

L’Associazione Italiana Wedding Planner, ad esempio, è stata creata da professionisti del matrimonio che hanno sentito la necessità di offrire una formazione di livello per coloro che cercano di diventare wedding planner, e di aggiornare quelli già sul campo attraverso la certificazione e la formazione continua. La certificazione, che può essere richiesta sia da singoli professionisti che da organizzazioni di qualsiasi dimensione e forma giuridica, prevede il superamento di due esami, uno scritto e uno orale, e ha la validità di 5 anni, con un controllo annuale per il mantenimento della qualifica.

Tieni presente che esistono molti altri corsi per iniziare a muovere i primi passi come wedding planner, disponibili sia in presenza che tramite l’apprendimento online. Prima ancora che scegliere il corso più adatto dovrai definire un tuo obiettivo: sogni di organizzare matrimoni per i vip? Vuoi lavorare principalmente nella tua città? Oppure vuoi affermarti nei matrimoni di destinazione? Le opzioni sono infinite: dipende davvero da te!

Muovere i primi passi come wedding planner: l’esperienza sul campo

Ancora più importante della formazione teorica è l’esperienza sul campo. In veste di wedding planner, avrai la responsabilità di organizzare uno dei momenti più importanti nella vita della maggior parte delle persone, quindi è fondamentale che tu sappia cosa fare, anche in presenza di imprevisti.

Per entrare nel vivo del settore offri il tuo aiuto ad altri wedding planner con esperienza della tua zona. Colo così potrai imparare i segreti del mestiere e rapportarti con tutte quelle situazioni che possono verificarsi durante un matrimonio. Ma non aspettarti alcun compenso in questo periodo: è molto difficile che un professionista preveda una remunerazione per una persona che dovrà formare. Prendila come un’occasione per accrescere le tue competenze, iniziare a far girare il tuo nome e prendere contatti con i fornitori.

Iniziare in proprio con l’apertura della partita IVA

Sei pronto/a a fare il grande salto? Iniziare un’attività in proprio è un processo accompagnato da grande entusiasmo ma anche da molti dubbi, perché non si può iniziare dall’oggi al domani. Innanzitutto, per lavorare come professionista in regola dovrai provvedere all’apertura della partita IVA, che contraddistingue tutti i freelance tenuti a emettere fattura.

È anche vero che l’apertura della partita IVA non è un passaggio obbligatorio, soprattutto all’inizio. In questo caso, è possibile ricevere un compenso economico tramite prestazione occasionale, esponendo una ritenuta pari al 20% (se il committente è un’azienda italiana). Puoi dunque lavorare senza partita IVA se non svolgi l’attività a livello professionale, se sei un lavoratore autonomo e, soprattutto, se i compensi sono saltuari.

La prestazione occasionale ha però dei limiti economici, superati i quali è obbligatorio procedere all’apertura della partita IVA. Ciascun lavoratore, nel corso dell’anno solare, non può superare il tetto dei 5.000 euro lordi, altrimenti scatta l’obbligo contributivo. Inoltre, la durata del lavoro occasionale non deve superare i 30 giorni all’anno. Dunque, ad essere obbligati ad aprire una partita IVA sono tutti quei professionisti giovani o con maggiore esperienza che svolgono un’attività abituale e continuativa.

Tuttavia, se sei in possesso di determinati requisiti dal punto di vista fiscale, con l’applicazione del regime forfettario potrai versare solo il 15% di imposte (o, in alcuni casi, addirittura il 5% per i primi cinque anni) e godere di svariate agevolazioni (franchigia IVA, assenza di contabilità, ecc.). Ma per l’inquadramento fiscale, la registrazione alla Camera di Commercio, l’iscrizione alla Gestione Separata (necessaria per il versamento dei contributi previdenziali), ti consigliamo di rivolgerti direttamente al tuo commercialista.

Dal business plan alle collaborazioni con i fornitori

A questo punto dovrai quindi delineare un business plan che tenga conto dei tuoi obiettivi professionali. Innanzitutto devi analizzare i punti di forza della tua attività e capire cosa può distinguerti dai competitor. Inoltre, l’intera attività sarà gestita esclusivamente da te o vuoi contare su dei collaboratori? Devi considerare ogni minimo dettaglio.

Tra i primi passaggi da affrontare vi è la definizione dei servizi da offrire alla clientela. Scopri chi è il tuo pubblico di destinazione e delinea i servizi per aumentare la tua visibilità: un buon suggerimento è quello di offrire dei “pacchetti differenziati” che possano attirare i diversi budget di spesa delle coppie.

Sin da subito inizia a stringere delle collaborazioni professionali con i fornitori del settore wedding. La collaborazione, virtuale o territoriale, permette la condivisione di idee, progetti, contenuti, valori ed esperienze volti al raggiungimento di obiettivi creativi ed appaganti. Non scegliere partner in esclusiva, ma offri una selezione più ampia ai tuoi clienti.

Infine, elabora un piano finanziario, considerando le spese fisse e variabili previste, i costi di marketing, le tasse, ma anche le previsioni di vendita e i contratti che speri di chiudere.

Come creare un piano di marketing

Che tu voglia essere un wedding planner freelance, far parte di un’agenzia o qualsiasi altra via di mezzo, la tua attività avrà difficoltà a decollare senza il giusto piano di marketing. Ecco qualche modo per farsi trovare dalle coppie!

★ Utilizza i social media. Pinterest da solo attira circa 40 milioni di persone ogni anno con la guida alla pianificazione del matrimonio. Se non hai già una presenza su questa piattaforma, rendila una priorità. E la stessa cosa vale per Facebook, Twitter, Instagram e LinkedIn. Pubblica spesso, ma non solo per il gusto di pubblicare, e utilizza hashtag pertinenti per raggiungere più persone.

★ Inizia a bloggare. Che si tratti di un blog sul tuo sito Web o di guest post su vari blog e riviste di matrimoni, questo è un ottimo modo per ottenere riconoscimento e utilizzare la tua voce per fornire valore.

★ Sfrutta recensioni e testimonianze. Uno studio WeddingWire del 2019 afferma che, a parte il prezzo, le recensioni e le foto sono le “caratteristiche più importanti che le coppie guardano quando decidono quali fornitori contattare inizialmente”. Offri alle coppie con cui hai lavorato un modo semplice per recensire i tuoi servizi e assicurati di condividere tali recensioni sul tuo sito Web e sulle piattaforme di social media.

★ Lavora sulla visibilità. Essere presenti in una pubblicazione locale o nazionale può fornire una spinta significativa alla tua attività. Lavora anche ai backlink verso il tuo sito Web, blog o profili sui social media, che ti permettono di posizionarti al meglio sui motori di ricerca.

Quali capacità e requisiti servono per diventare wedding planner?

Al di là dello studio e la formazione, per diventare wedding planner dovrai avere delle doti innate, da sviluppare con il tempo e l’esperienza. Di quali capacità stiamo parlando? Vediamole tutte!

Sii un grande leader durante le situazioni stressanti

Essere un wedding planner richiede di ricoprire molti ruoli. In qualsiasi momento, devi avere a che fare con fornitori, coppie, famiglie e finanze. Naturalmente, possono esserci anche molti drammi. Essere un buon leader ed essere in grado di mantenere la calma, delegare, ascoltare e guidare in un momento di stress deve essere la tua abilità più importante. Impara queste abilità sul campo proponendoti come supporto per altri wedding planner, così potrai metterti alla prova in diverse situazioni e imparare come affrontare il caos.

Sii empatico pur rimanendo professionale

Chiunque può apprendere le procedure operative standard della pianificazione degli eventi, ma ciò che rende un organizzatore davvero eccezionale nel proprio lavoro sono caratteristiche come la risoluzione dei problemi, l’empatia, la professionalità e l’elevata attenzione ai dettagli. Deve inoltre impegnarsi nel far sentire gli altri importanti e accuditi per avere successo in questo settore unico.

Sii organizzato e attento ai dettagli

La pianificazione del matrimonio richiede che tu sia super organizzato e attento ai dettagli. Dopotutto, tante componenti influiscono sull’evento, dagli orari ai menu alle playlist di ballo. Queste abilità o caratteristiche possono essere sviluppate man mano che cresci nel tuo ruolo: se ti senti carente in queste aree considera uno corso di formazione avanzato o un lavoro di livello base per aiutarti a svilupparle.

Alla ricerca di un wedding planner? Trova il tuo su Showgroup!

In preda all’organizzazione del matrimonio è facile essere assaliti dal panico quando dobbiamo avere il controllo su ogni minimo dettaglio! La tua timeline del gran giorno è un pasticcio confuso? Non hai il tempo per gestire fornitori e invitati? La soluzione è assumere un professionista per alleviare quella sensazione di ansia e stress e far sì che tutto sia perfetto per il grande giorno.

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